Tools erobern unseren Alltag – nicht am Werkzeuggürtel, sondern in der digitalen Arbeitswelt. Die Corona-Krise zwingt Unternehmen unlängst, Homeoffice flächendeckend einzuführen. Der Umstieg ist nicht immer einfach, wenn sich Strukturen & Tools noch nicht etabliert haben. Als Remote-Agentur nutzen wir eine Reihe von Tools für Kommunikation, Zeiterfassung, Projektmanagement und sogar für unseren Urlaub. Damit ihr nicht lange in der virtuellen Toolbox kramen müsst, stellen wir euch unsere 9 unverzichtbaren digitalen Tools vor.
Darum brauchen wir digitale Tools und Apps
Collaboration Tools nehmen bei uns eine wichtige Rolle ein, da wir als Remote-Team arbeiten. Nur ein Teil des Teams ist im Büro. Viele arbeiten im Homeoffice oder an ihrem persönlichen Lieblingsort. Hinzu kommt, dass wir in der agilen Webentwicklung mit kontinuierlichem Feedback arbeiten und deshalb starke Projektmanagement- und Prototyping-Tools für die Planung von Websites benötigen. Die Vorteile von digitalen Tools & Apps sind aus unserer Sicht:
- Reduzierung von Arbeitsaufwand
- ortsungebundene Kommunikation
- Einsparung von Ressourcen
- bessere Übersicht und Planbarkeit
- Vernetzung von Arbeitsabläufen
Der Mensch ist aber ein Gewohnheitstier. Häufig verbleiben Menschen (und auch Unternehmen) bei ihren gewohnten Lösungen, die häufig alles andere als effizient sind. „Hat ja immer funktioniert“ … Um dem entgegenzuwirken, stellen wir unsere Arbeitsprozesse regelmäßig auf den Prüfstand. Können Prozesse effizienter gestaltet werden und können uns neue Tools gegebenenfalls dabei unterstützen?
Damit ihr nicht lange recherchieren müsst, haben wir eine Auswahl unserer liebsten Remote-Tools zusammengestellt, die uns den Agenturalltag erheblich erleichtern:
1. Slack
Für uns ist Slack die Software für die interne Kommunikation. Leicht zu bedienen und mit der Möglichkeit in Channels oder direkt mit einzelnen Kollegen zu chatten, lässt sie kaum Wünsche offen. Auch Offtopics wie die Planung des Mittagessens werden hier abgewickelt. Durch modernes Design, einfachen Dateiupload und zahlreiche Möglichkeiten der Verknüpfung mit anderen Diensten ist Slack ein unverzichtbarer Begleiter für uns.
2. Asana
Jeder, der im Meeting schon einmal mündlich Aufgaben verteilt hat, weiß, wie schnell diese Zuteilung vergessen wird. Abhilfe schafft Asana, ein Projektmanagement Tool, das Arbeitsprozesse einfach strukturiert und intuitiv bedienbar ist. Kunden können ebenfalls zu Projekten hinzugefügt werden, sodass man am Ende eine saubere Doku erhält. Gerade für unseren Ansatz der agilen Webentwicklung eignet sich Asana bestens.
3. Harvest
Das Thema Timetracking sorgt nach wie vor für kontroverse Diskussionen in der Agenturszene. Die einen sehen es als Kontrollinstrument, die anderen als einzig effektive Möglichkeit der genauen Abrechnung mit Kunden. Wir nutzen Timetracking vor allem für unser Remote-Arbeitsmodell und für die Abrechnung von Kundenprojekten, aber niemals zur Überwachung unserer Mitarbeiter.
Harvest ist hier unser Tool der Wahl. Es ist wirklich kinderleicht zu bedienen, sodass sogar die als etwas lästig empfundene Zeiterfassung einfach von der Hand geht. Mithilfe von Reports lässt sich die Profitabilität von Projekten erfassen und auf einen Blick erkennen, bei welchen Projekten Verbesserungsbedarf besteht.
4. InVision
InVision vereinfacht den Feedbackprozess im Design. Mit dem Prototyping-Tool erstellen wir Mockups und Clickdummies und teilen sie unkompliziert mit allen Projektbeteiligten. Dies erleichtert nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Kommunikation mit dem Kunden. Letztendlich können wir Korrekturschleifen dadurch verkürzen und Prozesse effizienter gestalten.
5. Timebutler
Vielerorts werden Urlaubsanträge noch händisch ausgefüllt und der Geschäftsführung zur Unterschrift vorgelegt und dann irgendwo in eine Excelliste übertragen. Ein bisschen aufwändig, oder? Wir nutzen Timebutler zur Verwaltung der Urlaubs- und Fehltage. Klingt einfach – ist es auch. Denn ein Urlaubsantrag ist mit wenigen Klicks abgeschickt und landet automatisch bei der vorgesetzten Person im E-Mail Postfach.
6. Google Docs
Die Vorteile von Google Docs sollten mittlerweile eigentlich hinlänglich bekannt sein. Cloudbasierte Textverarbeitung, Präsentationen und Tabellenkalkulation ist zwar nichts, was (das kostenpflichtige) Microsoft Office nicht auch könnte. Aber die Echtzeit-Aktualisierung und die damit verbundene Möglichkeit, mit mehreren Personen parallel in einem Dokument zu arbeiten, ist einfach unschlagbar. In Puncto Usability ist man von Google natürlich sowieso nur das Beste gewohnt.
7. Wunderlist
Die Wunderlist des Berliner Startups 6Wunderkinder ist nüchtern betrachtet lediglich eine schön aufbereitete To-do-Liste. Aber Hand auf’s Herz: Nirgendwo macht es so viel Spaß, Aufgaben abzuhaken wie in der Wunderlist, die du natürlich mit anderen Usern synchronisieren kannst. Bei uns im Büro ist die Wunderlist nicht obligatorisch, viele nutzen sie aber auch im privaten Bereich.
https://www.wunderlist.com/de/
8. Fastbill
Der Slogan von Fastbill lautet: “Das Leben ist zu kurz für Papierkram & Buchhaltung”. Das sehen wir ähnlich und behalten unsere Finanzen am liebsten mit diesem kleinen Tool im Auge. Rechnungen erstellen, Belege erfassen und die Möglichkeit, alles an deinen Steuerberater zu verschicken, sind die Grundfunktionen des Tools. Wir möchten nicht mehr darauf verzichten.
9. Dropbox
Wer die Dropbox nicht kennt, hat die letzten Jahre wohl auf dem Mond verbracht. Mittlerweile gibt es zwar auch andere namhafte Filehosting-Dienste, aber Dropbox überzeugt immer noch durch eine gewohnt gute Usability und große Speicherkapazität.
Fazit
Unsere Tools & Apps lassen sich natürlich nicht blind auf jede Digitalagentur übertragen. Es ist wichtig, die eigenen Abläufe und Prozesse bestens zu kennen und im nächsten Schritt digitale Unterstützung hinzuziehen. Die besten Tools sind niemals ein Ersatz für schlechtes Projektmanagement.
